Als PA, management assistant of directie secretaresse werk je voor één of meer managers. De ene manager wil graag op de hoogte gehouden worden via een belletje, de ander gebruikt liever Whatsapp. Als je manager in het buitenland zit wil hij het liefst bijpraten via Skype, terwijl zijn compagnon een enorme Apple fan is, dus liever Facetime gebruikt. Zoveel mogelijkheden om met elkaar te communiceren: om gek van te worden! Hieronder een lijstje van de 8 communicatiemiddelen die ik het meest gebruik, in volgorde van meest favoriet naar minst favoriet.

1. Oldschool telefoneren – Ouderwets bellen blijft mijn ultieme favoriet. Als mijn opdrachtgever in Europa zit pak ik het liefst de telefoon om bij te praten. Ik zorg er altijd voor dat zowel mijn opdrachtgever als ik erop zijn ingericht om altijd te kunnen bellen. Hiervoor zoek ik de beste abonnementsvormen bij telefoonproviders uit.

2. SMS’en – Voor korte berichten of reminders gebruik ik het liefst SMS. Waarom? Je weet zeker dat je bericht aankomt, omdat de andere persoon niet verbonden hoeft te zijn met internet om je bericht te ontvangen.

3. Whatsapp messenger – Wanneer ik zeker weet dat de persoon aan de andere kan van de lijn internet ter beschikking heeft, gebruik ik Whatsapp. Ik heb ook altijd Whatsapp voor web aanstaan op mijn laptop, zodat ik langere teksten makkelijk kan kopiëren en plakken. Bestanden doorsturen werkt ook perfect via Whatsapp.

4. Whatsapp bellen – Het fijne aan Whatsapp is dat bellen via Whatsapp kostenloos is. Risico is wel dat wanneer er tijdens een Whatsapp belletje een ander telefoontje binnenkomt bij een van de twee bellers, het Whatsapp telefoongesprek wordt afgebroken. Niet heel handig.

5. Skype Preview/Skype for Business – Meestal gebruik ik Skype als ik iemand al een tijdje niet persoonlijk heb gesproken. Videogesprekken voelen net iets persoonlijker omdat je elkaar kunt zien. Skype is ook erg handig wanneer je iemand iets moet uitleggen, omdat je makkelijk je scherm kunt delen. Voor het Business pakket betaal je een paar dollar per maand.

6. Facetime – In principe geldt voor Facetime hetzelfde als voor Skype. Het fijne aan Facetime is dat het helemaal gratis is. Vereiste is wel dat beide personen een iPhone of iPad nodig hebben om hier gebruik van te kunnen maken

7. E-mail – Voor langere berichten (bijvoorbeeld berichten met een overzicht, opsomming of extra uitleg) geef ik de voorkeur aan e-mail. Nadeel is dat de inboxen van mijn opdrachtgevers vaak uitpuilen van de berichten, dus de kans bestaat dat een e-mail over het hoofd wordt gezien. Ik probeer daarom altijd de inhoud van de mail, kort en krachtig samen te vatten in de onderwerp regel van de e-mail, zodat mijn opdrachtgever direct kan zien of het bericht dringend is, of kan wachten tot een later moment.

8. Viber – Niet mijn favoriete applicatie, maar goed: als je opdrachtgever een bepaalde voorkeur heeft, zorg je dat je weet hoe het werk. Je kunt het maar beter geïnstalleerd hebben, just in case. Viber is gratis en biedt ook de mogelijkheid om videogesprekken te voeren.

Iets geleerd van deze tips? Janine Peeters van PA Dynamics heeft jarenlange ervaring als PA en deelt haar kennis graag met managers en andere PA’s, directie secretaresses en management assistants. Neem contact op voor meer informatie. Let’s get things done!

Copyright PA-Dynamics © 2017