Je bent aanwezig bij een vergadering als voorzitter, notulist of deelnemer en de onderwerpen vliegen over de tafel. Thema’s volgen elkaar in een totaal onlogische volgorde op. Er ontstaan discussies en een aantal deelnemers praat minutenlang door over onzinnige details. Een ander groepje deelnemers staart voor zich uit en vraagt zich af: ‘Wat doe ik hier in godsnaam?’. Herkenbaar? Dan heb ik goed nieuws voor je: als personal assistant of secretaresse heb jij de macht hier iets aan te doen. Hoe? Dat lees je hieronder.

Vraag #1: Is deze meeting echt nodig?

Iedereen wil graag gebruik maken van de kostbare tijd van je opdrachtgever of manager. Als je een vergadering gaat plannen of een verzoek krijgt om een meeting in te plannen, vraag jezelf dan altijd als eerste af: is deze vergadering wel echt nodig? De meeste tijd gaat verloren aan vergaderingen die eigenlijk helemaal niet nodig zijn, op een later moment hadden gepland moeten worden, of prima telefonisch hadden gekund. Als iemand anders jou als PA benaderd met de vraag om een afspraak, neem dan de rol aan van gatekeeper. Wat wil degene die een afspraak wil maken van je manager weten? Vraag of hij zijn vragen en bespreekpunten naar je wil mailen, zodat jij alvast kunt filteren of een afspraak nodig is, of de kwestie eventueel ook per mail of zelfs telefonisch afgehandeld kan worden.

Vraag #2: Wat is het doel van de meeting?

Als je baas van mening is dat het echt nodig is een meeting in te plannen, is vraag twee: wat wil je uit deze meeting halen? Moet er een beslissing worden genomen? Moeten er ideeën worden uitgewerkt? Moeten er taken worden uitgedeeld? Moet er informatie worden gegeven? Moeten er nieuwe contacten worden gelegd? Zonder doel is elke meeting zinloos, dus zorg dat je opdrachtgever of manager weet wat er van hem/haar verwacht wordt, zodat hij/zij goed voorbereid een meeting in kan gaan en direct spijkers met koppen kan slaan.

Vraag #3: Wat kan ik voorbereiden?

Zorg dat meeting content, bijvoorbeeld documenten en presentaties, vooraf worden verzameld en tijdig worden aangeleverd. Ik spreek zelf altijd af dat de content uiterlijk 48 van te voren moet worden aangeleverd. Maak van alle documenten een PDF zodat ze makkelijk zijn te lezen op alle devices en de lezer makkelijk opmerkingen en notities kan toevoegen aan de documenten.

Vraag #4: Wanneer moet de voorbereiding naar mijn manager?

Bij PA Dynamics zorgen we ervoor dat alle content uiterlijk 24 uur van te voren wordt opgestuurd naar degene die de informatie vooraf moet doornemen. Wanneer je manager onderweg is, of op het punt staat aan een reis te beginnen, houd er dan rekening mee dat document allemaal leesbaar zijn aangeleverd, zodat tijdens reistijd kan worden voorbereid.

Vraag #5: Moet er nog iets gebeuren na de meeting?

Het is verstandig om direct na de meeting je manager te vragen wat er is besproken. Wat zijn de uitkomsten? Zijn er actiepunten die ingepland moeten worden? Is er een vervolgafspraak nodig? Wacht nooit te lang met deze opvolging, want vlak na de meeting zit alles nog vers in het geheugen.

Advies of ondersteuning nodig bij het voorbereiden, organiseren of opvolgen van een belangrijke meeting? Neem contact op met PA Dynamics, dan kijken we wat we voor je kunnen doen.

Copyright PA-Dynamics © 2017