Als personal assistent, management assistente of directie secretaresse ben jij dé rots in de branding voor je manager. Je staat altijd klaar voor de baas, controleert inboxen en agenda’s, bent dag en nacht bereikbaar en zodra er iets geregeld moet worden sta jij vooraan. Piece of cake, als je voor één persoon werkt. Maar hoe zorg je ervoor dat je berichten, bestanden en agenda’s overzichtelijk blijven als je voor meerdere managers werkt?

1. Maak voor elke opdrachtgever een aparte map aan – Redelijk vanzelfsprekend, maar toch goed om te benoemen aangezien iedereen een andere manier van werken heeft. Met het maken van aparte mappen voorkom je dat je per ongeluk documenten of afspraken door elkaar haalt. Ik gebruik hiervoor OneDrive, zodat ik overal en altijd toegang heb tot de bestanden die ik nodig heb. OneDrive biedt ook een hele fijne app voor op je smartphone.

2. Zorg dat je e-mailadressen netjes geordend zijn – Als je voor meerdere opdrachtgevers werkt, mail je waarschijnlijk ook met verschillende e-mailadressen. Outlook biedt op een simpele manier de mogelijkheid om alle e-mailadressen in één account te installeren. Super handig, want je hoeft maar één keer in te loggen en hebt direct alle e-mailadressen bij elkaar staan. Leer jezelf aan om elke keer als je een nieuwe e-mail verzend, altijd even te checken vanuit welke e-mailadres je de e-mail verzendt. Hier sluipen snel foutjes in en het staat natuurlijk enorm slordig als het misgaat.

3. Gebruik voor elk e-mailadres een aparte agenda – Wanneer je meerdere e-mail accounts gebruikt, kun je ook meerdere agenda’s gebruiken. Je kunt ervoor kiezen de agenda’s in verschillende vensters te openen of de vensters samen te voegen, zodat je een totaaloverzicht krijgt van alle afspraken. Geef de agenda’s aparte kleuren, zodat je direct ziet welke agenda’s je open hebt staan. Leer jezelf ook aan om elke keer als je een nieuwe afspraak plant, te checken of je in de juiste agenda aan het werk bent.

4. Maak voor elk e-mailadres een aparte e-mail handtekening aan – Zorg dat je bij elk e-mailadres de correcte e-mailhandtekening gebruikt. Het checken van de handtekening combineer je met het checken van het ‘From/Van’ veld, wanneer je een nieuwe e-mail verstuurt. Dit is een extra check om ervoor te zorgen dat je de juiste e-mail bij de juiste persoon bezorgt.

Iets geleerd van deze tips? Janine Peeters van PA Dynamics heeft jarenlange ervaring als PA en deelt haar kennis graag met managers en andere PA’s, directie secretaresses en management assistants. Neem contact op voor meer informatie. Let’s get things done!

Copyright PA-Dynamics © 2017